Regulamin rezerwacji i organizacji urodzin

1. Organizator usługi i zakres regulaminu

1. Usługę organizacji urodzin świadczy VELA sp. z o.o., ul. Buforowa 79, 52-131 Wrocław, KRS 0001242615, NIP 8993059680, prowadząca bawialnię Hulajka.
2. Klientem lub Organizatorem przyjęcia jest osoba, która dokonuje rezerwacji i odpowiada za uzgodnienia z Hulajką oraz zachowanie swoich gości.
3. Regulamin stanowi część umowy dotyczącej konkretnego przyjęcia. Szczegóły indywidualne, w tym data, godzina, motyw, liczba dzieci i dodatki, są wskazane w potwierdzeniu rezerwacji.

2. Pakiet urodzinowy

1. Podstawowy pakiet kosztuje 800 zł, trwa 2 godziny i obejmuje do 10 dzieci.
2. W pakiecie znajdują się: bawialnia na wyłączność, dekoracja w uzgodnionym motywie, duża cyfra balonowa, przekąski, sok i woda dla dzieci, drukowane zaproszenia oraz przygotowany stolik dla rodziców.
3. Każde kolejne dziecko powyżej 10 osób kosztuje 50 zł. Ze względów organizacyjnych i bezpieczeństwa maksymalna liczba dzieci wynosi 17, chyba że VELA wyraźnie potwierdzi inaczej na piśmie.
4. Dodatkowa godzina kosztuje 200 zł i jest możliwa wyłącznie po wcześniejszym potwierdzeniu dostępności.
5. Animatorzy, papierowa lub neonowa dyskoteka, bańkowe show, malowanie twarzy, błyszczące tatuaże i inne dodatki są opcjonalne i płatne osobno zgodnie z ofertą potwierdzoną przy rezerwacji.
6. Zakres i cena potwierdzonej rezerwacji wiążą strony. Późniejsza zmiana cennika nie zmienia już zawartej umowy, chyba że Klient zamówi dodatkową usługę albo strony uzgodnią zmianę.

3. Jak powstaje rezerwacja

1. Zapytanie wysłane przez stronę, WhatsApp, telefon, e-mail lub media społecznościowe nie blokuje terminu.
2. Po uzgodnieniu szczegółów VELA przekazuje Klientowi podsumowanie rezerwacji i sposób wpłaty zadatku.
3. Rezerwacja staje się wiążąca po zaksięgowaniu zadatku w wysokości 300 zł oraz potwierdzeniu terminu przez VELA w wiadomości. Wpłata bez wcześniejszego potwierdzenia dostępności nie gwarantuje rezerwacji.
4. Wpłacony zadatek zostaje zaliczony na poczet ceny przyjęcia. Pozostała część ceny jest płatna w terminie i formie wskazanej w potwierdzeniu rezerwacji, najpóźniej w dniu przyjęcia.
5. Klient powinien sprawdzić podsumowanie i niezwłocznie zgłosić pomyłkę dotyczącą daty, godziny, liczby osób lub zamówionych elementów.

4. Zadatek, rezygnacja i niewykonanie umowy

1. Kwota 300 zł jest zadatkiem w rozumieniu art. 394 Kodeksu cywilnego, a nie jedynie zaliczką.
2. Jeżeli Klient rezygnuje z przyjęcia albo nie stawia się w uzgodnionym terminie z przyczyn leżących po jego stronie, VELA może odstąpić od umowy i zachować zadatek, z uwzględnieniem prawa do jednorazowej zmiany terminu opisanego poniżej.
3. Jeżeli do niewykonania umowy dochodzi z przyczyn, za które odpowiada VELA, Klient może odstąpić od umowy i żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości, chyba że zaakceptuje inny termin lub inne uzgodnione rozwiązanie.
4. Jeżeli strony zgodnie rozwiązują umowę albo wykonanie staje się niemożliwe z powodu okoliczności, za które żadna ze stron nie odpowiada lub odpowiadają obie strony, zadatek podlega zwrotowi, chyba że strony uzgodnią przeniesienie go na nowy termin.
5. Powyższe zasady nie wyłączają innych praw stron wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

5. Jednorazowa zmiana terminu

1. Klient może jeden raz przenieść przyjęcie bez utraty zadatku, jeżeli zgłosi taką potrzebę co najmniej 7 pełnych dni kalendarzowych przed pierwotnym terminem.
2. Nowy termin należy wybrać spośród dostępnych terminów przypadających w ciągu 3 miesięcy od pierwotnej daty przyjęcia.
3. Zadatek zostaje przeniesiony na nową rezerwację i zaliczony na jej cenę. Jeżeli Klient później zrezygnuje także z nowego terminu, zadatek może zostać zatrzymany zgodnie z pkt 4.
4. Zgłoszenie późniejsze niż 7 dni przed przyjęciem nie daje automatycznego prawa do przeniesienia rezerwacji. VELA może zaproponować rozwiązanie indywidualne, ale nie ma takiego obowiązku.
5. Zmiana jest skuteczna dopiero po potwierdzeniu nowego terminu przez VELA w wiadomości.

6. Brak 14-dniowego prawa odstąpienia

Przyjęcie jest usługą związaną z wypoczynkiem lub wydarzeniem rozrywkowym realizowaną w oznaczonym dniu i czasie. Dlatego przy rezerwacji dokonanej na odległość konsumentowi nie przysługuje ustawowe 14-dniowe prawo odstąpienia od umowy przewidziane dla większości umów internetowych. Nie ogranicza to zasad zmiany terminu, zadatku, reklamacji ani praw wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.

7. Liczba dzieci i dorosłych

1. Klient przekazuje przewidywaną liczbę dzieci i dorosłych przy rezerwacji, a przed przyjęciem aktualizuje ją w terminie uzgodnionym z Hulajką.
2. Rozliczenie dzieci powyżej liczby objętej pakietem następuje zgodnie z potwierdzoną liczbą uczestników przyjętych do bawialni.
3. Liczbę osób dorosłych należy uzgodnić z Hulajką ze względu na komfort, przygotowanie stolika i bezpieczną pojemność lokalu.
4. Nieobecność części zaproszonych gości nie obniża ceny podstawowego pakietu.

8. Opieka nad dziećmi podczas przyjęcia

1. Rodzice zaproszonych dzieci mogą opuścić Hulajkę wyłącznie wtedy, gdy pełnoletni Organizator przyjęcia albo inny wskazany dorosły świadomie zgodzi się przejąć nad nimi opiekę.
2. Osoba przejmująca opiekę powinna znać sposób kontaktu z rodzicem dziecka i ważne informacje potrzebne dla jego bezpieczeństwa.
3. VELA, personel Hulajki i animator nie stają się automatycznie opiekunami dzieci. Animator odpowiada za prowadzenie uzgodnionych zabaw, a nie za stały indywidualny nadzór nad wszystkimi uczestnikami.
4. Co najmniej jeden pełnoletni opiekun przyjmujący odpowiedzialność za dzieci musi pozostać na miejscu przez cały czas trwania przyjęcia i być zdolny do bezpiecznego sprawowania nadzoru.
5. W razie potrzeby Organizator współpracuje z personelem, kontaktuje się z rodzicem dziecka i podejmuje decyzje dotyczące dalszego udziału dziecka w zabawie.

9. Czas przyjęcia i spóźnienie

1. Przyjęcie rozpoczyna się i kończy o godzinach wskazanych w potwierdzeniu rezerwacji.
2. Spóźnienie Organizatora lub gości nie przedłuża automatycznie czasu przyjęcia, ponieważ po wydarzeniu może być zaplanowane sprzątanie, swobodna zabawa albo kolejna rezerwacja.
3. Przedłużenie jest możliwe wyłącznie za zgodą VELA, gdy lokal pozostaje dostępny, i wiąże się z dopłatą zgodną z ofertą.
4. Organizator powinien zakończyć przyjęcie punktualnie i dopilnować odbioru wszystkich dzieci oraz rzeczy gości.

10. Tort, jedzenie i alergie

1. Klient może przynieść własny tort. Hulajka nie pobiera opłaty tortowej ani innej dopłaty za wniesienie tortu. Na miejscu dostępna jest lodówka, w zakresie jej wolnej pojemności.
2. Jedzenie dla dorosłych można przynieść samodzielnie albo zamówić za pośrednictwem Hulajki po wcześniejszym uzgodnieniu.
3. Za jakość, termin przydatności, transport i zgodność z wymaganiami żywności przyniesionej przez Klienta odpowiada osoba, która ją dostarcza. Hulajka odpowiada za produkty przygotowane lub zapewnione przez siebie na zasadach wynikających z prawa.
4. Informacje o alergiach lub specjalnej diecie należy przekazać przed przyjęciem. Hulajka nie jest lokalem całkowicie wolnym od alergenów i mimo zachowania staranności nie może zagwarantować braku śladowych ilości danego składnika.
5. Nie należy podawać dzieciom produktów przyniesionych przez innych gości bez wiedzy osoby, która sprawuje nad nimi opiekę.

11. Dekoracje, animatorzy i dodatki

1. Motyw, kolorystykę, animatora i dodatki należy uzgodnić przed wydarzeniem. Zdjęcia realizacji mają charakter przykładowy — dekoracja jest przygotowywana indywidualnie i może różnić się detalami.
2. Własne dekoracje Klienta wymagają wcześniejszego uzgodnienia. Nie wolno mocować ich w sposób niszczący ściany lub wyposażenie ani używać ognia, konfetti trudnego do usunięcia czy innych materiałów niebezpiecznych bez wyraźnej zgody VELA.
3. W razie nagłej niedostępności konkretnego animatora VELA niezwłocznie informuje Klienta i proponuje zastępstwo, zmianę dodatku albo zwrot ceny niewykonanej usługi dodatkowej.
4. Program animatora może zostać dostosowany do wieku, liczby dzieci, ich potrzeb i aktualnych warunków bezpieczeństwa.

12. Zdrowie, bezpieczeństwo i zachowanie

1. W przyjęciu nie powinno uczestniczyć dziecko z objawami choroby zakaźnej lub stanem, który może zagrażać jemu albo innym osobom.
2. Uczestnicy przestrzegają Regulaminu bawialni, poleceń personelu i zasad korzystania z wyposażenia.
3. Personel może przerwać niebezpieczną zabawę, a w poważnej sytuacji poprosić Organizatora o odebranie dziecka przez rodzica albo usunięcie z wydarzenia osoby zagrażającej innym.
4. W nagłym przypadku personel może udzielić pierwszej pomocy i wezwać służby ratunkowe.
5. Osoby pracujące podczas przyjęcia stosują Standardy ochrony małoletnich.

13. Odwołanie lub zmiana po stronie VELA

1. Jeżeli wykonanie usługi w uzgodnionym terminie jest niemożliwe, VELA niezwłocznie informuje Klienta i przedstawia dostępne rozwiązania.
2. W przypadku przyczyny leżącej po stronie VELA stosuje się zasady zadatku opisane w pkt 4.
3. W razie nadzwyczajnego zdarzenia niezależnego od obu stron, które uniemożliwia bezpieczne wykonanie usługi, strony w pierwszej kolejności mogą uzgodnić nowy termin. Jeżeli nie dojdą do porozumienia, zadatek jest rozliczany zgodnie z art. 394 § 3 Kodeksu cywilnego.

14. Reklamacje

1. Nieprawidłowość, którą można usunąć podczas przyjęcia, warto zgłosić personelowi od razu.
2. Reklamację można złożyć e-mailem na bawialniahulajka@gmail.com albo listownie na adres VELA sp. z o.o.
3. W reklamacji należy w miarę możliwości wskazać datę przyjęcia, opis sytuacji, oczekiwany sposób rozwiązania i dane kontaktowe. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 14 dni.
4. Regulamin nie ogranicza uprawnień konsumenta wynikających z przepisów prawa.

15. Dane osobowe i postanowienia końcowe

1. Zasady przetwarzania danych opisuje Polityka prywatności i plików cookies.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny i ustawę o prawach konsumenta.
3. Zmiana regulaminu nie wpływa na warunki rezerwacji potwierdzonej przed wejściem zmiany w życie, chyba że strony zgodnie postanowią inaczej lub zmiana wynika z bezwzględnie obowiązującego prawa.